Vous vous êtes déjà demandé comment optimiser tous vos documents d'entreprise? Comment automatiser et simplifier les différentes étapes (process) de traitements de vos documents? Alors lisez ce qui suit et vous aurez vos réponses!
La Gestion Electronique de Documents (GED) est une méthode de gestion de l'information qui permet aux entreprises de stocker, organiser et gérer leurs documents et données de manière électronique. La GED permet de centraliser toutes les informations d'une entreprise dans un système unique et sécurisé, accessible par l'ensemble des collaborateurs autorisés, où qu'ils se trouvent. Elle permet également de faciliter la recherche et la récupération de documents, de réduire les coûts de stockage et d'impression, ainsi que de simplifier les processus de traitement des données.
La GED est devenue une solution de plus en plus populaire pour les entreprises de toutes tailles, qui cherchent à améliorer leur productivité et leur efficacité.
Quelques conseils pour votre dématérialisation
Vous pourrez dématérialiser simplement en adoptant un logiciel GED tel que ZEENDOC.
Nous vous conseillons de commencer dossier par dossier. Si vous dématérialisez tous vos documents en même temps il faudra planifier afin de permettre à tous vos collaborateurs de s'habituer aux nouveaux process qu'il faudra mettre en place.
les factures Fournisseurs
Les factures clients
Les documents RH et les bulletins de salaires
Les factures fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Tout d'abord, elle permet de réduire les coûts liés au traitement des factures, tels que les coûts de papier, d'impression et d'envoi postal. En effet, la dématérialisation permet de simplifier et d'automatiser le processus de traitement des factures, réduisant ainsi les erreurs et les délais de traitement.
De plus, elle facilite la recherche et la récupération des factures, ainsi que la gestion des litiges éventuels avec les fournisseurs, de mettre en place des dossiers dématérialisés avec tous les documents liés à une facture (devis, bon de commande...)
Enfin, la dématérialisation des factures fournisseurs permet de renforcer la sécurité des données de l'entreprise, en réduisant les risques de perte ou de vol de documents papier.
Vous n'entendrez plus "où est la facture n°XXX? je ne la trouve pas dans les archives?" ou encore "la facture de 2021? il faut que j'aille la rechercher dans les archives papier!"
Les utilisateurs autorisés pourront avoir accès aux documents en temps réel et de n'importe où.
Le dernier avantage est l'intégration des données des factures fournisseurs à votre logiciel comptable. Plus de saisie comptable, une fois la facture dématérialisée et rendue intelligente, elle sera importée dans votre comptabilité en deux clics.
Les factures clients
La dématérialisation des factures clients offre également de nombreux avantages pour les entreprises.
Tout d'abord, comme pour les factures fournisseurs, elle permet de réduire les coûts liés à l'envoi des factures, tels que les coûts de papier, d'impression et d'envoi postal. Ensuite, elle permet de simplifier et d'automatiser le processus de facturation, en évitant les erreurs et les retards de traitement.
La dématérialisation des factures clients facilite également la gestion des relances de paiement, en permettant un suivi plus rapide et plus efficace des factures impayées.
Enfin, elle améliore la relation client, en offrant une expérience plus rapide et plus pratique pour la réception et le paiement des factures. De plus, la dématérialisation permet de réduire l'impact environnemental de l'entreprise, en évitant l'utilisation de papier et en réduisant les émissions de gaz à effet de serre liées à l'envoi postal.
Les documents RH et les bulletins de salaires
La dématérialisation des bulletins de paie consiste à remplacer les bulletins de paie papier par des documents électroniques.
Cette pratique offre de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d'abord, elle permet de réduire les coûts liés à la production, l'envoi et l'archivage des bulletins de paie, notamment les coûts liés à l'impression, au papier, à l'affranchissement et à la gestion des archives.
Ensuite, elle permet de simplifier et d'accélérer le traitement des bulletins de paie, en évitant les erreurs et les retards de traitement. La dématérialisation des bulletins de paie facilite également la gestion des archives, en permettant un accès plus rapide et plus pratique aux documents.
De plus, elle améliore la sécurité des données, en réduisant les risques de perte, de vol ou de divulgation des informations confidentielles. Enfin, elle contribue à réduire l'impact environnemental de l'entreprise, en évitant l'utilisation de papier et en réduisant les émissions de gaz à effet de serre liées à l'envoi postal.
Pour finir:
La dématérialisation est le nouvel enjeu pour votre entreprise. Toutes vos procédures vont être améliorées car vous allez gagner du temps (plus de recherches, plus de tâches chronophages...). Vous allez pouvoir repenser votre système d'information et gagnez en productivité.
Pour plus d'informations: GED & Dématérialisation de documents | Caraïbes Télécom (caraibestelecom.com)
Vous avez maintenant les informations en main.
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